會議活動(dòng)策劃主要包括航班預(yù)定、會議議程安排、會場布置、會務(wù)服務(wù)宴會的組織和娛樂活動(dòng)、安排會議室,安裝會議所需的音頻視頻設(shè)備和組織體育活動(dòng)等。
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一.明確活動(dòng)的背景和目的，確定主題，時(shí)間，地點(diǎn)，參加者，參加人數(shù)，活動(dòng)內(nèi)容以及有關(guān)準(zhǔn)備材料的種類和數(shù)量；
二.組織會務(wù)工作小組，確定會務(wù)組的領(lǐng)導(dǎo)和成員，制定會議準(zhǔn)備工作部署。 根據(jù)確定的會議議程，制定會議預(yù)算并申請專項(xiàng)會議費(fèi)用；
三.確定會議議程，確認(rèn)與會人員，會議的具體地點(diǎn)，與會人員的住宿安排，會議車輛的狀況，安全應(yīng)急計(jì)劃的狀況，形成會務(wù)指南樣稿，在會議團(tuán)隊(duì)負(fù)責(zé)人確認(rèn)后開始打印；
四.發(fā)布會議通知，包括會議時(shí)間，地點(diǎn)，提交會議資料的格式要求和與會人員；
五.提前組織和安排會議室，并確定各種室內(nèi)設(shè)備的可用性，包括桌椅裝飾，投影儀，會議計(jì)算機(jī)，麥克風(fēng)，電話會議機(jī)，打印機(jī)，錄音筆，激光筆，電源，紙張，筆 ，飲用水，鮮花，茶歇，應(yīng)急藥品，攝影和錄像設(shè)備等；
六.在活動(dòng)的初步階段做好工作，確定背景圖，橫幅，參會證、桌簽、路引、活動(dòng)現(xiàn)場路線圖的樣式和內(nèi)容。 會議負(fù)責(zé)人確認(rèn)后，開始制作橫幅、參會證、桌簽，并在會議前檢查各項(xiàng)準(zhǔn)備工作是否到位；
七.全面檢查各項(xiàng)任務(wù)的執(zhí)行情況，并安排指導(dǎo)人員，會議記錄員，會議計(jì)算機(jī)投影儀操作員，攝影攝像人員等；
八.會議結(jié)束后，回收自帶物品，整理會議記錄，發(fā)布會議結(jié)果，并總結(jié)會議組織的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)。
